Într-o marți dimineață, la birou, o colegă nou-venită primește un mesaj scurt de la șefa departamentului: „Vii și tu joi la întâlnirea din alt oraș. Alege cum ajungi, ne spui ce ai hotărât.” Fata se uită la ecran, se uită la ceas, apoi la mine. Era a doua ei săptămână în firmă și avea în față prima decizie în care nu exista un răspuns greșit, dar nici unul evident. Am văzut scena de multe ori, cu mici variații, și mi-am dat seama că proaspăt angajații se blochează nu din lipsă de pricepere, ci din teama de a face o alegere vizibilă. Iată ce observ în astfel de momente și cum se poate ieși din ele cu o foaie și un pix.

Scena: cele două variante pe masă

În cazul colegei mele, variantele erau două: trenul de dimineață, cu plecare devreme, sau mașina unui coleg care mergea în aceeași direcție, dar care nu știa sigur ora la care va pleca. Nimic dramatic, dar suficient cât să te țină cu ochii în tavan.

Ea a început să deschidă mai multe ferestre în browser, a încercat două aplicații pe care le avea pe telefon, a întrebat pe cineva din altă echipă. După douăzeci de minute, avea trei tab-uri deschise, nicio decizie și o ușoară senzație de vinovăție, ca și cum ar fi pierdut timpul firmei.

I-am sugerat să ia o foaie. A desenat două coloane, pe prima a scris „tren”, pe a doua „mașină”, iar sub ele a trecut ce știa sigur: ora de plecare, ora aproximativă de sosire, cât costă, cât de mult depinde de altcineva. Când a terminat, i-a rămas în față o pagină care spunea, practic, singură ce e de făcut.

Scena avea și un fundal sonor: telefoane care sună, un coleg care își cerea scuze pentru că a vărsat cafea, o imprimantă care se oprise în mijlocul unei coli. În birourile reale, deciziile mici se iau așa, între alte lucruri, și tocmai de aceea o metodă simplă are șanse mai mari decât una elaborată. Ce nu încape într-un sfert de oră nu se va face, oricât de bune ar fi intențiile.

De ce o foaie bate o aplicație

Nu am nimic cu aplicațiile, ba chiar le folosesc zilnic. Dar am observat că, atunci când e vorba de o alegere simplă, între două variante, ele aduc mai mult zgomot decât ajutor. Primești notificări, oferte, comparații pe care nu le-ai cerut, iar atenția se duce în altă parte.

Pe hârtie, ești tu cu problema ta. Vezi doar ce ai scris, iar ce lipsește se vede imediat. În cazul fetei, a observat că nu avea nicio informație despre ora de întoarcere cu mașina colegului și asta a fost, de fapt, cheia: varianta „mașină” avea o necunoscută mare, pe care nu-și permitea să o accepte la prima deplasare.

Mai e un avantaj, pe care îl mai trece lumea cu vederea: o foaie se poate arăta. Când șefa a întrebat de ce a ales trenul, colega a putut spune, calm, trei motive scrise, nu o impresie. Pentru cineva nou în echipă, a-și putea susține o decizie fără să se justifice excesiv e un câștig mare.

Criteriile pe care le-am văzut funcționând

Nu toate criteriile cântăresc la fel și nu toate se aplică în fiecare situație. Totuși, în deplasările scurte ale celor la început de carieră, aceleași câteva se repetă. Le-am văzut ajutând mai mulți oameni, în firme diferite.

  • Cât de sigură e ora de sosire: pentru o întâlnire fixă, certitudinea valorează mai mult decât confortul.
  • Ce se întâmplă dacă ceva întârzie: ai o a doua variantă de rezervă sau rămâi blocat?
  • Cât de odihnit ajungi, pentru că prima impresie contează, iar oboseala se vede.
  • Cât de ușor te întorci, mai ales dacă întâlnirea se prelungește peste program.
  • Cine decontează și cum, ca să nu ai surprize la sfârșit de lună.

Niciunul dintre aceste criterii nu are nevoie de un instrument special. Se pot nota pe aceeași foaie, într-un singur sfert de oră, între două sarcini.

Încă un amănunt: variantele nu trebuie să fie perfect comparabile ca să le pui alături. Trenul și mașina nu au aproape nimic în comun în afară de destinație, dar tocmai pe foaie se vede ce contează cel mai mult pentru tine în ziua aceea. Uneori contează banii, alteori liniștea, alteori pur și simplu ce îți dă mai puține griji. Nu e nicio rușine să recunoști care dintre ele cântărește mai greu.

Ce am învățat uitându-mă cum aleg alții

Am cunoscut oameni care alegeau mereu varianta ieftină, apoi regretau când ajungeau obosiți. Alții alegeau mereu varianta comodă și se plângeau că firma nu le dă ocazia să arate ce pot. De fiecare dată, problema nu era alegerea, ci faptul că nu o gândiseră înainte, cu cap rece.

Tinerii angajați mai au o tendință: se tem să întrebe. Preferă să se descurce singuri, chiar dacă o întrebare de un minut le-ar fi scutit două ore. Mi s-a părut mereu că în prima lună o întrebare bine pusă e mai valoroasă decât o soluție improvizată. Șeful, colegul sau omul de la resurse umane vor vedea în ea interes, nu slăbiciune.

Dacă ai o listă, o poți arăta și mai ușor unui coleg mai experimentat, care îți poate corecta o presupunere fără să te facă să te simți prost. Cei mai buni mentori pe care i-am văzut nu dau răspunsuri, ci pun o întrebare care mută atenția: „Și dacă trenul întârzie, ce faci?” Atât, și lista se completează de la sine.

Pentru cine vrea să înțeleagă cum se ia o decizie de business, din perspectiva unui portal dedicat afacerilor, merită să arunce o privire pe Business Lounge, unde se găsesc articole de la știri la rubrici despre business, turism sau sănătate. Nu e un manual, dar citit cu răbdare dă o idee despre cum gândesc cei care se ocupă de domeniu.

Există și un obicei pe care îl recomand oricui începe: să anunțe, cu o zi înainte, la ce oră pleacă și la ce oră se așteaptă să ajungă. E o frază scurtă, trimisă colegilor sau șefei, dar creează încredere. Cine știe unde ești și când ajungi nu mai trebuie să te caute, iar tu nu mai ai de explicat nimic dacă un tren întârzie douăzeci de minute.

Ce facem cu drumul în sine

Odată hotărâtă varianta, urmează partea pe care o neglijăm: drumul. Colega mea a ales trenul și a pregătit o mică listă de lucruri de luat: actul de identitate, încărcătorul, o sticlă cu apă, hârtiile pentru întâlnire, tipărite, nu doar pe telefon. A mai adăugat o jachetă ușoară, pentru că într-un birou străin nu știi niciodată cât e de frig.

În tren, a profitat de timp ca să recitească notele. La coborâre, avea douăzeci de minute până la întâlnire și un loc liniștit unde să-și ia o cafea. Nimic spectaculos, doar o dimineață în care a controlat ce se putea controla. Mi-a spus apoi că primul lucru pe care l-a simțit a fost liniștea: nu fusese nevoită să alerge nicăieri.

Din cele trei deplasări ale ei de până acum, cea mai reușită a fost cea în care a avut timp liber. Nu pentru că a vizitat ceva, ci pentru că a putut intra pe ușă fără să respire greu. Și asta se vede în felul în care vorbești.

Când deplasarea se lasă cu o zi în plus

Uneori, întâlnirea de la serviciu îți lasă și o seară liberă într-un oraș pe care nu îl cunoști. Aici apare a doua alegere: stai în cameră sau ieși? Cele două variante au iar propriile argumente, iar foaia de hârtie funcționează la fel de bine.

Eu sunt de părere că merită să ieși măcar o oră, fie și doar pentru o plimbare pe o stradă centrală sau o cină într-un loc aflat la câteva minute de hotel. Cei care caută idei pot răsfoi articole despre turism și pot nota un loc sau două pentru ocazii de felul acesta. Nu trebuie să devină un program, e suficient să existe o opțiune.

Un detaliu pe care l-am văzut la mai mulți colegi: cei care își permit această oră liberă se întorc a doua zi cu mintea mai limpede. Nu pentru că au făcut turism, ci pentru că și-au dat voie să nu fie „în serviciu” douăzeci și patru de ore.

Câteva zile mai târziu, colega mea a întrebat dacă ar putea face singură și planificarea următoarei plecări. Îi crescuse încrederea, iar asta se vedea. Nu fiindcă a ales perfect, ci fiindcă a văzut că poate alege, singură, fără să aștepte un aviz și fără să aibă nevoie de o aplicație care să-i spună ce să facă. Cred că acesta e adevăratul câștig al unei prime deplasări bine gândite.

Ce rămâne după prima deplasare

Dacă urmează să plecați curând la prima deplasare, nu căutați răspunsul perfect. Luați o foaie, scrieți cele două variante, treceți sub ele patru sau cinci criterii și vedeți care iese mai bine. Hotărâți-vă înainte de ora la care vi se cere răspunsul și spuneți-l simplu.

După deplasare, notați pe aceeași foaie ce ați fi făcut altfel. Peste câteva luni, veți avea un mic caiet cu lecții personale, mai valoros decât orice listă găsită pe internet.